Logistica

Esperti della risposta immediata

da Gay Sutton

Marzo 2016

Inside the tented supply warehouse of the MSF hospital in Guiuan, the Philippines. Image copyright: P K Lee / MSF

Gay Sutton va dietro le quinte di Medici senza Frontiere (MSF) e scopre da Stefaan Philips, il responsabile dello stabilimento di MSF Supply, il metodo in cui l’organizzazione ha perfezionato i propri processi per il magazzinaggio e la supply chain in modo da garantire una risposta rapida alle emergenze in alcuni dei luoghi più inospitali del globo.

Quando un disastro naturale o un’emergenza umanitaria colpiscono una qualsiasi parte del mondo, la prima organizzazione internazionale di rilievo sul posto durante i momenti più critici molto spesso è la MSF. Siamo andati dietro le quinte ed abbiamo scoperto una macchina ben oliata di logistica e magazzinaggio che entra in azione per portare alle persone bisognose il personale medico, l’attrezzatura e le forniture nel modo più rapido possibile.

La sfida è che le emergenze sono esattamente quello che sappiamo, cioè situazioni urgenti in cui è necessaria una risposta istantanea. La stragrande maggioranza non può essere prevista o limitata e le condizioni sul terreno sono spesso estremamente difficili. Negli ultimi anni, oltre ai conflitti in molte località, l’organizzazione ha risposto ai terremoti di Haiti e Nepal, le alluvioni nel Pakistan, l’epidemia di Ebola nell’Africa occidentale, il tifone nelle Filippine e gli afflussi dei profughi.

Al centro della capacità di risposta di MSF si trovano delle operazioni di magazzinaggio con una logistica globale efficiente, ben organizzata e attrezzata in modo intelligente.

Emergency supplies for the Philippines awaits in the cargo area

Cargo per le Filippine all'aeroporto di Ostenda, Belgio. Nel carico sono inclusi kit medici, materiale per le visite mediche, vaccini anti-tetano, acqua e attrezzature sanitarie, oltre ad articoli di soccorso immediato quali tende e cassette per l'igiene. Copyright per l’immagine: Bruno De Cock / MSF

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Una panoramica del magazzinaggio

La supply chain di MSF opera su due livelli. Per progetti in corso – missioni ubicate in tutto il mondo dove vient fornita l’assistenza medica ogni giorno / ventiquattro ore su 24 – ogni regione o paese ha un proprio magazzino conlo stock necessario per i requisiti del progetto. Inoltre, ciascun sito mantiene anche una certa quantità di merce per situazioni d’emergenza che potrebbero verificarsi in qualsiasi momento, ad esempio un’epidemia di colera, ma se l’emergenza si intensifica queste scorte possono esaurirsi molto rapidamente. A sostegno di tutto ciò c’è un’ottima organizzazione globale per la logistica e la supply chain, MSF Global Supply, con un sistema ERP che include un potente modulo per la gestione del magazzino. La divisione Global Supply non solo fornisce forniture regolari alle missioni, ma, secondo il giudizio di Stefaan Philips, è “e-preparata” – cioè pronta a rispondere immediatamente alle emergenze più gravi.

Basato presso la sede per le forniture di Bruxelles, Stefaan è responsabile per MSF Global Supply, che è letteralmente la spina dorsale dell’organizzazione. “I nostri magazzini principali utilizzano sistemi di previsione, pianificazione dell’ordinazione e del trasporto, ecc.. per i nostri programmi regolari che rappresentano il 60-70 % dell’attività, ma contengono anche rifornimenti d’emergenza; questi prodotti sono riservati e messi a disposizione sempre e soltanto in casi d’emergenza”.

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Il magazzino di approvvigionamento MSF a Bruxelles. Copyright per l’immagine: Ikram N'gadi

Il segreto è nella pianificazione

MSF ha sviluppato un approccio molto efficiente per prepararsi alle emergenze, ora copiato anche da altre organizzazioni di soccorso. I kit d’emergenza preconfezionati sono stati progettati per una vasta gamma di scenari di sinistri e calamità. Per la maggior parte i prodotti sono assemblati nei magazzini internazionali di Bordeaux e Bruxelles e conservati in magazzino sia lì che presso le missioni dove potrebbero essere necessari.

Ciascun kit è per uno scenario d’emergenza specifico e contiene le forniture mediche adeguate e gli articoli necessari per trattare un numero determinato di persone per un periodo di tempo fisso. Alcuni sono anche progettati per venire incontro a necessità pratiche come stazioni per il trattamento dell’acqua, rifugi, ospedali gonfiabili, veicoli di trasporto e autoclavi. Molti includono anche informazioni vitali sulla gestione delle emergenze. Il signor Philips ci ha spiegato: “Gli scenari comportano di più di un elenco soltanto per le attrezzature. Nella simulazione si specifica anche il profilo delle risorse umane necessarie per l’emergenza”. Tutto questo aumenta l’efficienza e la velocità della risposta di MSF.

Tutti gli e-kit sono continuamente monitorati tramite il sistema di gestione del magazzino; quando i componenti si avvicinano a sei mesi della loro vita di scaffale, il kit viene disimballato per sostituire i vecchi elementi con altri nuovi.

L’organizzazione può far fronte ad una gamma di scenari completa. L’Ebola, ad esempio, è una malattia emorragica – così come la febbre di Lhasa. Quando è scoppiata l’epidemia di Ebola, nell’Africa sub-sahariana, MSF aveva già dei kit per la febbre emorragica nella Repubblica Democratica del Congo (RDC) e in Uganda, oltre a ulteriori prodotti d’emergenza nei centri di approvvigionamento europei; ognuno di questi offre un centro di trattamento di 20 posti letto per due settimane. Stefaan ci ha spiegato: “In circostanze normali un centro di trattamento di 20 posti letto sarebbe sufficiente per mettere in quarantena un’epidemia e tenerla sotto controllo. Lo abbiamo capito daprecedenti epidemie in Uganda e nella Repubblica Democratica del Congo”. Tuttavia i sistemi non sono firmamente stabiliti e
MSF è sempre pronta a rispondere alle situazioni in continuocambiamento. “Dopo un paio di settimane abbiamo riconosciutoche quest’epidemia era diversa, così abbiamo cambiato la nostra strategia e fornito molti prodotti sciolti, dato che i volumi
richiesti erano senza precedenti”.

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Personale di MSF mentre prende dall’ambulanza un paziente sospetto di avere l’Ebola. Copyright per l’immagine: Anna Surinyach

“ Per ogni articolo nel catalogo abbiamo almeno tre fornitori diversi; in questo modo possiamo accelerare le forniture quando ne abbiamo un bisogno urgente.”

Gestione della supply chain

Anche la gestione della supply chain per assicurare che le consegne possano aumentare in modo significativo quando un’emergenza si intensifica in un disastro di tale portata è un processo veramente abile. “Usiamo il sistema multi-vendor management” ci ha spiegato Stefaan. “Per ogniarticolo del catalogo abbiamo almeno tre fornitori diversi – sia distributori sia produttori – quindi possiamo accelerare le forniture quando ne abbiamo bisogno. E nelle occasioni in cui MSF ha la sensazione che la situazione potrebbe peggiorare noi possiamo eccedere i quantitativie i volumi iniziali per creare un buffer sul luogo edare alla catena di approvvigionamento il tempodi attrezzarsi. Sappiamo che è un rischio, ma èun rischio misurato. Alla fine della crisi possiamoinvertire la logistica, se necessario, e riprendere lostock che non è più indispensabile sul campo”.

Un aspetto importante degli acquisti dopo la risposta iniziale al disastro è quello di ridurre la lunghezza della supply chain e fare acquisti localiove possibile. Ad esempio, dopo il tifone nelle Filippine, quando il mercato locale ha cominciato di nuovo a funzionare nel modo giusto, sono arrivati in aereo esperti della logistica per sincronizzare le forniture a livello locale, regionale ed internazionale. Poiché Manila poteva accedere a molti dei rifornimenti necessari a MSF, una considerevole quantità dei prodotti èstata acquistata nella città.

 

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Distribuzione in barca di prodotti non alimentari nei luoghi dell'isola di Panay, Filippine. Copyright per l’immagine: Laurence Hoenig / MSF

Risposta ai catastrofi

Quando una catastrofe colpisce un luogo che non ha una missione MSF sul campo, chiaramente si devono adottare protocolli ben definiti per garantire una risposta veloce.
Immediatamente è portato sul luogo in aereo per valutare la situazione uno dei diversi team di esplorazione specializzati, sempre in stand-by in tutto il mondo. Con i materiali e il
personale che MSF deve mandare sul posto in generale arrivano per primi gli esperti dei settori logistica, medicina e gestione per valutare la natura e l’entità dell’emergenza e spedire una proposta dettagliata alla sede centrale. A detta di Stefaan: “Nei casi d’emergenza il tempo necessario per prendere le decisioni è molto breve – potrebbe essere necessario solo fare poche telefonate. La nostra capacità di rispondere così velocemente è strettamente legata al fatto che MSF è indipendente”.

Con questo vuol dire che non ci sono finanziatori esterni con il potere di influenzare o rallentare il processo per prendere le decisioni. Più del 90 per cento del reddito di
MSF proviene da singoli donatori indipendenti (vedi la casella) la maggior parte dei quali dona somme di denaro non ingenti, ma che permettono all’organizzazione di
prendere le decisioni sulla base della situazione sul luogo.

The organisation works closely with a wide range of contractors and the military, but also has all manner of transport options ready and waiting in its warehouse.

Si fa tutto il possibile

La supply chain è attivata non appena viene approvato un progetto. Le squadre di logistica a terra e presso la sede centrale si mettono al lavoro organizzando le risorse materiali e i finanziamenti, valutando i percorsi nel luogo dell’emergenza e noleggiando aerei per il trasporto del carico.

Sul campo, lo spazio nei magazzini, i carrelli elevatori per la movimentazione dei materiali e la manodopera devono essere sempre pronti per le prime consegne, di solito entro 24 ore dall’allarme. È necessario identificare o creare uno spazio adeguato in cui mettere il centro di trattamento medico e l’alloggio del personale; potrebbe trattarsi di attrezzature e sistemazioni locali già esistenti o comportare il trasporto in aereo di tende e ospedali gonfiabili.

In parallelo con tutto ciò si tengono negoziati con il governo del paese per ottenere il permesso di introdurre la merce nella nazione e trasportare in aereo i medici e gli infermieri – un compito molto più facile nelle situazioni d’emergenza che nelle missioni.

Naturalmente, nei luoghi dove MSF ha una missione si trovano già sul luogo gli organizzatori, il personale, le forniture regolari e tutta la gamma di kit d’emergenza,
quindi i periodi necessari sono molto più brevi. Ad esempio, quando il terremoto ha colpito Haiti nel 2010 gli infermieri e i medici furono in grado di prestare cure mediche entro tre minuti; dato che anche le squadre di logistica erano già in situ hanno cominciato immediatamente a valutare le esigenze ed a intensificare le forniture per venire incontro
alla portata e natura del disastro.

 

FINANZIAMENTI

I soldi, raccolti a livello globale attraverso schemi di raccolta fondi e donazioni personali, vengono poi messi tutti insieme per finanziare attività in qualsiasi parte del mondo. Oltre l’87 per cento dei fondi va direttamente ai progetti sul campo, il 3 per cento viene usato per spese d’amministrazione e di personale, e il resto è utilizzato per la raccolta fondi. Del reddito globale, il 25 per cento dei fondi è conservato come flusso di cassa per permettere all’organizzazione di rispondere in modo appropriato e rapido a qualsiasi situazione d’emergenza.

L’ultimo mezzo miglio

Uno dei risultati inevitabili di una catastrofe o emergenza naturale è il grande caos e la congestione sul terreno e nell’ariaquando diverse organizzazioni umanitarie si mobilitano per trasportare in aereo merce e personale in un momento in cui l’infrastruttura locale spesso è devastata. Stefaan ha precisato: “In queste situazioni dobbiamo essere creativi.

Ed è l’ultimo miglio – o quasi – che spesso rappresenta il problema maggiore, non la logistica dell’intera situazione”.

Nelle Filippine era possibile portare l’assistenza medica e le forniture alle molte isole soltanto in barca, mentre dopo il terremoto in Nepal era possibile raggiungere le comunità
che vivono in zone ad alta quota solo in elicottero. In HaitiMSF ha trasportato in aereo le forniture a Santo Domingo e poi fino a Port-au-Prince con in camion.
L’organizzazione lavora a stretto contatto con l’esercito e un vasto numero di appaltatori, ma si serve di molte opzioni per trasportare la merce in attesa nel suo magazzino. “Teniamo in stock molti veicoli da trasporto. Per esempio, abbiamo un parco di pick-up 4 x 4 hard top che possiamo trasportare in aereo dovunque sia necessario, barche per zone raggiungibili solo sull’acqua e perfino un piccolo kit Zodiac, cioè una barca d’intervento con una capacità di otto persone, che può essere utilizzata come un’ambulanza o per trasportare gente e prodotti”.

Ci sono paesi, ad esempio la Siria, che non permettono a MSF di operare sul luogo. Per un’organizzazione il cui ethos è di aiutare le persone che soffrono in qualsiasi luogo si trovino, può essere un gioco d’attesa difficile quando il personale
deve guardare dal confine e aspettare l’arrivo dei rifugiati.

 

Medical team in disaster area

A medical team doing the rounds in the high-risk area, the Ebola treatment centre in Kailahun, Sierra Leone. Image copyright: Sylvain Cherkaoui / Cosmosh

INFRASTRUTTURE DI APPROVVIGIONAMENTO

In Europa esistono due grandi magazzini internazionali: a Bruxelles e a Bordeaux, oltre
ad una piattaforma di consolidamento in Amsterdam, in gran parte per i progetti olandesi.
Un ampio magazzino internazionale, ubicato a Dubai, contiene abbastanza scorte
d’emergenza di prodotti non alimentari (NFI = non-food items) per 10.000 famiglie; queste
comprendono item quali tende e kit per l’igiene, coperte, ecc.. e sono distribuite in tutto il
mondo esclusivamente in casi d’emergenza.

MSF attualmente sta operando in paesi in tutto il mondo con rifornimenti che
provengono da circa 250 magazzini locali (i numeri cambiano in continuazione). Tanto
per fare alcuni esempi, Nairobi, che rappresenta il punto d’ingresso di MSF nell’Africa
orientale, ha 1300m2 di spazio d’immagazzinamento; Kinshasa, nella Repubblica
Democratica del Congo, vanta 1500m2 di spazio mentre Kabul in Afghanistan ne
ha 1200m2 e così via. Questi magazzini consentono alle missioni di rispondere alle
emergenze locali. Ad Haiti, ad esempio, il personale medico di MSF fu in grado di trattare i
feriti entro tre minuti dal terremoto.

 

Conclusione

Dopo quarantaquattro anni di risposta alle emergenze e ai disastri MSF ha perfezionato
il suo modus operandi per reagire in modo estremamente rapido ed efficiente. Per le vittime
di un disastro alcune ore possono rappresentare la differenza tra la vita e la morte, un ritorno alla salute o un’invalidità permanente; il compito della catena di logistica e di approvvigionamento – la spina dorsale dell’organizzazione – è di consentire questa risposta rapida.

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